私の住居は関東で年齢50代一人暮らし、年収は500万で会社には27年在籍しております。
旅行会社の社員で１部署を統括している立場です。
主な仕事内容は契約している取引先の旅行手配で、端末操作およびお客様とのメールのやりとりが中心となっています。
今の勤務先がテレワークを導入したことについてレポートさせて頂きます。
旅行手配の仕事は全てテレワーク化できた
今年の３月より私の勤務する会社全社でテレワークを開始しました。業務内容は基本的に通常行っているものと同じ内容で端末を使用しての旅行手配業務で、出勤、在宅の交代制です。
顧客とのやりとり（通常の旅行手配）をベースに最新情報の調査と社内共有の徹底、顧客との今後の打ち合わせ、グループ会社の業務支援などが中心となっております。
このなかから２点の概要を簡単に記述します。
まず、最新情報の調査とは主に日本及び諸外国、地域の入国制限、査証発給状況の確認などがあげられます。
この時期に査証を取得しておきたい顧客も多いのですが、情報が毎日変更となっているため常に追いかける作業が必要となっています。
次に、グループ会社の業務支援体制として、人手を必要としている会社および部署の業務を受注し最後リーダーがとりまとめて納入といった流れを構築しておくことで、いつでもサポートができるように準備しております。
普段はあまり関連性のないグループ会社ですが、これを機会にお互いの業務を理解し今後何かのビジネスに直結する可能性も検討したいと思います。
また、このような会社の体制づくりにおいて社員の疲弊や不安感など精神的な問題も見過ごすことができないと感じております。
テレワーク作業の合間を活用して社員の状況を確認し時にはじっくり話を聞くなど積極的な対策も必要です。
周囲にあまり知られたくない案件については特にテレワークを積極的に活用し早期に解決できるチャンスとしていきます。
テレワーク一斉導入時の混乱と課題について
国際情勢を受け、社員の健康管理が最優先ととらえ、在宅ワーク導入を決定しました。
まずは社員の業務効率化、情報の共有、電話会議などを目的にインターネットサービスの利用を開始しました。
これまでも様々なサービスは活用していたのですが部署単位であったため併用して会社全体で統一されたアカウントへのログインを義務化しました。
次に全社員の自宅環境を調査しました。PCやインターネットの有無などです。
意外と「何も持っていません」というスタッフもおります。
その上で必要な機器の調達を検討しました。
機器の調達に平行して電話の転送システムの整備、社内の経理システムのインストール等を確認しました。
経理システムインストールにおいては自宅のノートPCを持参して一斉に作業となったのですがこのような細かな準備段階で若干ですが不満を訴えるものもいたかと思います。
ある程度態勢が見えてきたところで、社員のシフト決めに移りました。
この時点で小さな子供のいるスタッフは業務継続が困難と判断していたようです。
シフト決めは簡単なようで実は想像以上に複雑なものでした。
PCは全員分ではないので「持ち帰り、翌日会社に持参、別のスタッフが持ち帰る」という流れを考慮しなくてはなりません。
また様々な当番、昼食シフトなども調整が必要です。
このような状況を踏まえ、「少々の不公平は了承してほしい」とあらかじめ社員に理解を求め最終的に仕上げ、実行の運びとなりました。
テレワークを導入して感じたメリット・デメリット
テレワークのメリットは私の場合は自宅にいる気楽さ、出勤時間にちょっとした家事や勉強ができるなど自分の時間を有効に活用できたことだと思います。
また会社の取り決めで外部からの電話を取らなくてよかったので集中して仕事ができるということにメリットがあると感じました。
デメリットは自分のやりたい作業があっても、会社から在宅でできる仕事が優先的にこちらに回ってくるので、意外と回ってきた仕事で1日が忙しく終わってしまい予定していた作業ができなかったと言うことが結構あったかと思います。
よほど重要な案件に対応していない限り、断ったり完了しなかったりということは許されない雰囲気も実際あると思います。
なので今日は気楽にやろうと思っても実際はプレッシャーになりますのである程度覚悟も必要です。
大変だなと思ったのは電話の転送や、システムのインストールがスムーズにいかなかった時に人によって反応が違うことです。
をある程度割り切り他にできることをやるから大丈夫と判断する人と、できるようにになるまでじっくり深く追求する人がいてそれぞれ温度差を感じました。
完璧は業務遂行上大切かもしれませんがそれで１日が終わってしまうケースもみられ本末転倒な印象もありました。
また部署内で細かなルール作りが必要で、そこが重要なポイントになると思います。
いくつかのチェックリストを作成し漏れがないかの確認や業務報告も徹底化させないといけません。
またお互いに相手の状況を思いやることも必要です。
完全在宅テレワークを楽しむコツは？
テレワークを楽しむコツはもし何か時間ができるようであれば、まずは緊急では無いけども重要なタスクについて思索し実行することかと思います。
私の場合なら予約端末の操作技術の向上や新しいコマンドを学習し憶えていくことなどが考えられます。
普段できないことに着目し仕事のレベルアップ、スキルアップをはかること例えば英語学習のCDを聞きながらついでに勉強もはかどるといったこともありかと思います。
ここであまり厳しいことを自分に課さずワクワク感のあることを優先するべきと思います。
また食事なども普段あまり行かないお店にでかけたり、宅配を注文する、気になった飲み物やコンビニスイーツを仕入れておくなど生活に変化を取り入れることもおもしろいのではないでしょうか？
家族のいるかたは周囲の理解も必要となりますが、是非積極的にプラス思考となって今だからできる有益なことをご一緒に考えてみる機会になると思います。
今後についてはむしろテレワークを前向きに導入し、平穏な状況であっても活用していきたいと思います。
それにより新たなビジネスの構築や社員のストレス軽減、経費の削減、業務効率のアップ不要な飲み会など様々な側面で会社全体の改善のツールとなれば、一石で多大な利益を生む可能性も十分に秘めています。
今後の会社全体のの課題として今回の体制を無駄にすることなく、大いにいかしていきたいと思います。
